Декларация за поверителност

Управляваме телефонен асистент с изкуствен интелект на име „Anna", който приема обажданията на пациентите и помага при запазване на час, подновяване на рецепти, заявки за болничен лист, заявки за направления и обща информация. В началото на всяко обаждане изрично сте информирани, че разговаряте с изкуствен интелект, и можете да кажете „човек" по всяко време, за да бъдете директно свързани със служител.

Обработвани данни: гласов запис (преходен, НЕ се съхранява), текстов транскрипт на разговора (макс. 30 дни), категория на заявката и при необходимост основни данни (име, фамилия, дата на раждане, осигурителен номер) за идентификация на пациента.

Псевдонимизация: Личните данни (име, дата на раждане, осигурителен номер, телефонен номер, адрес) се заменят с токени преди всяко предаване към AI обработката на реч (Azure OpenAI, West Europe). Таблицата за съответствие токен↔открит текст остава изключително на нашите сървъри и се напълно унищожава при приключване на обаждането.

Правно основание: чл. 6, ал. 1, б. „б“ от ОРЗД (започване и изпълнение на договора за лечение) и чл. 9, ал. 2, б. „з“ от ОРЗД (обработка на здравни данни за целите на медицинското лечение). В началото на всяко обаждане изрично се посочва, че става дума за изкуствен интелект, и по всяко време можете да бъдете свързани със служител.

Срок на съхранение: гласов запис 0 секунди (обработва се на живо); транскрипт и данни от разговор макс. 30 дни; произтичащи часове/заявки в практическия софтуер съгласно задължението за документиране на пациентите (10 години, § 630f BGB).

Не се извършва решение, основано единствено на автоматизирано обработване, с правни или подобни съществени последици по смисъла на чл. 22 от ОРЗД. Часовете, рецептите, болничните листове и направленията винаги се проверяват и одобряват от персонала на практиката или от лекуващия лекар.

Чрез нашия уебсайт можете самостоятелно да запазите час при някой от нашите лекари, без да се обаждате в практиката. Предаването е криптирано (TLS 1.2+).

Обработвани данни: име, фамилия, дата на раждане, телефонен номер, желан час, по избор причина. Данните се съхраняват в нашата вътрешна практическа база данни и се присвояват към календара на съответния лекар.

Правно основание: чл. 6 (1) (б) GDPR (иницииране на договор). Срок на съхранение: съгласно задължението за документиране (10 години, § 630f BGB) или до изрично искане за изтриване.

Съществуващите пациенти могат да заявят повторни рецепти, болнични листове (макс. 3 дни) и направления чрез нашата онлайн форма. Всяка заявка се преглежда от лекуващия лекар преди издаване на документа.

Обработвани данни: идентификация на пациента, заявено лекарство/проблем, предпочитание за вземане или доставка. Правно основание: чл. 9 (2) (з) GDPR (медицинско лечение). Срок на съхранение: 10 години съгласно задължението за съхранение.

В нашата практика има терминал за самостоятелна регистрация („Киоск"), на който можете самостоятелно да се регистрирате с електронна здравна карта (eGK). Картата само се чете, НЕ се съхранява.

Обработвани данни: основни данни, прочетени от eGK (осигурителен номер, име, дата на раждане, адрес, здравна каса), генериран билет за изчакване. По избор: заснемане на снимка за идентификация при първи контакт (само с изрично съгласие на екрана).

Киоск компютърът е заключен изключително за функции на практиката (киоск режим); други приложения не са достъпни. Обработката на данни се извършва изцяло на собствен хардуер на практиката — без облачно прехвърляне. Правно основание: чл. 6 (1) (б) и чл. 9 (2) (з) GDPR.

В нашата чакалня има екран, който показва номерата на повиканите пациенти и съответната стая за лечение, заедно с гласово съобщение.

Обработвани данни: изключително анонимизирани номера на билети и обозначения на стаи. В чакалнята НЕ се показват или произнасят имена, дати на раждане или диагнози. Гласовият изход работи локално на дисплейното устройство (Piper Text-to-Speech); НЕ участва никаква облачна услуга.

Срок на съхранение: само живо показване, без постоянство. Правно основание: чл. 6 (1) (е) GDPR (легитимен интерес от ефективно управление на пациентския поток в чакалнята).

Нашите лекари и медицински асистенти използват вътрешен уеб дашборд за управление на пациентски данни, часове, заявки, фактури и инвентар на практиката. Достъпът е защитен с парола и двуфакторно удостоверяване; всяко действие се записва в неизменим одиторски дневник.

Обработката на данни се извършва изключително на собствени сървъри на практиката в Германия. Обработвани данни: пълни медицински досиета съгласно документация за лечение. Правно основание: чл. 9 (2) (з) GDPR. Срок на съхранение: 10 години съгласно задължението за съхранение.

Сключили сме договори за обработка на данни (DPA) съгласно чл. 28 GDPR със следните външни услуги:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure OpenAI (обработка на реч за AI телефонния асистент, регион West Europe / EU)
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure Speech Services (синтез на реч, регион West Europe / EU)
• Deepgram Ltd. — Обработка от реч в текст за AI телефония (регион EU/Франкфурт)
• Telnyx LLC — SIP телефонна връзка (регион EU/Франкфурт)
• Netlify Inc. — Хостинг на уебсайта praxiskerim.de (регион EU)
• Amazon Web Services EMEA SARL — Дистрибуция на софтуерни актуализации за устройствата на практиката (S3, регион eu-north-1)
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel за измерване на реализации от реклами във Facebook/Instagram (само след съгласие; трансфер към САЩ по EU-US Data Privacy Framework)
• Google Ireland Ltd. — проследяване на реализации на Google Ads (само след съгласие; трансфер към САЩ по EU-US Data Privacy Framework)

При поискване ще предоставим съответните DPA документи за преглед. Прехвърлянията към трети страни се извършват само в региони с решение за адекватност или съгласно стандартни договорни клаузи.

Цялото предаване на данни е криптирано (TLS 1.2+, WSS, SRTP за аудио). Сървърите на практиката са защитени с защитна стена, ограничения за достъп и двуфакторно удостоверяване. Пациентските данни в базите данни са криптирани в покой (AES-256).

Личните данни се псевдонимизират систематично преди прехвърлянето към облачни AI услуги: имена, дати на раждане, осигурителни и телефонни номера се заменят с токени. Таблицата за съответствие остава изключително на нашите сървъри и се изтрива автоматично след всяка операция (край на обаждането, край на сесията).

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки (TOM) съгласно чл. 32 GDPR, включително редовни тестове за проникване, обучение на персонала и документирана оценка на въздействието върху защитата на данните (DPIA) за услугите, поддържани от AI.

За измерване и подобряване на нашата онлайн реклама използваме маркетингови технологии. Те се използват единствено въз основа на Вашето изрично съгласие и могат да бъдат оттеглени по всяко време с действие занапред.

Meta Pixel и Google Ads: На нашия уебсайт използваме Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) и проследяването на реализации на Google Ads (Google Ireland Ltd.), за да измерим дали кликване върху някоя от нашите реклами е довело до записване на час. При това виждаме само обобщени данни за реализации; практиката не идентифицира отделни лица.

Правно основание: чл. 6, ал. 1, б. „а“ от ОРЗД (съгласие). Тези маркетингови бисквитки и скриптове се зареждат едва след като изберете „Приемам всички“ в банера за бисквитки или активирате маркетинговото поле. Без Вашето съгласие не се извършва маркетингово проследяване.

Получатели / трансфер към трета държава: При Meta и Google е възможно предаване към САЩ; тези доставчици са сертифицирани по EU-US Data Privacy Framework, като допълнително се прилагат стандартни договорни клаузи. Оттегляне: можете да оттеглите съгласието си по всяко време чрез връзката „Настройки за бисквитки“ в долния колонтитул. Съгласието е валидно 6 месеца, след което питаме отново.

Маркетингови имейли (по избор): При онлайн записване на час и на киоска в практиката можете доброволно да се съгласите да получавате информация за здравни оферти и промоции на практиката по имейл. Това съгласие не е предпоставка за записване на час или за лечение.

Обработвани данни: имейл адрес и име. Правно основание: чл. 6, ал. 1, б. „а“ от ОРЗД (съгласие); даването му се документира с времеви печат. Без съгласие не Ви изпращаме рекламни имейли.

Оттегляне: можете по всяко време неформално да възразите срещу рекламното използване на Вашия имейл адрес (напр. чрез бележката за отписване във всеки имейл или чрез съобщение до info@praxiskerim.de) — без неблагоприятни последици. След оттегляне вече не използваме данните Ви за рекламни цели.

Нашите лекари и медицински асистенти работят с практическото табло на компютъра и с приложението за екипа „Praxis Team“ на телефона. При това обработваме и лични данни на нашите служители. Този раздел е насочен към тях.

Профил и основни данни: име и фамилия, служебен имейл адрес, роля (лекар или медицински асистент), предоставени права, по избор профилна снимка, както и часът на последното влизане. Правно основание: § 26, ал. 1, изр. 1 BDSG във връзка с чл. 88 ОРЗД — обработването е необходимо за изпълнение на трудовото правоотношение.

Отчитане на работното време: идването и тръгването се отчитат чрез сканиране на QR код на киоска в практиката и се потвърждават с ключ, съхранен на телефона. Отчитат се моментът, видът на записа и профилът, който го прави. За служители без собствен достъп времената могат да се записват автоматично по заложен седмичен график; такива записи са обозначени като автоматични. Правно основание: чл. 6, ал. 1, б. „в“ ОРЗД във връзка с § 16, ал. 2 ArbZG и задължението за отчитане на работното време (Федерален трудов съд, решение от 13.09.2022 г. – 1 ABR 22/21).

Отсъствия: заявки за отпуск и отсъствие с период и, ако е посочен, повод.

Дневници за влизане и сигурност: успешни влизания, неуспешни опити за влизане, както и настройка и използване на двуфакторното удостоверяване. Тези дневници служат единствено за защита на данните на пациентите. Правно основание: чл. 6, ал. 1, б. „е“ и чл. 32 ОРЗД. Неуспешните опити за влизане се изтриват автоматично след 90 дни.

Обвързване с лечението: в документацията на пациента се отбелязва кой е повикал, лекувал или направил запис за пациент — например при ваксинации, профилактични прегледи и съобщения от пациентския портал. Това обвързване е част от задължението за медицинска документация. Правно основание: чл. 9, ал. 2, б. „з“ ОРЗД във връзка с § 630f BGB.

Съобщения в екипа: вътрешният чат съхранява подател, получател, час и съдържание. Съобщенията се изтриват автоматично след седем дни.

Известия и устройства: за push известия съхраняваме идентификатор на устройството и платформата (iOS или Android). Устройства без контакт в продължение на една година се премахват автоматично. Самите известия никога не съдържат съдържание: на заключения екран не се появява нито име на пациент, нито текст.

Използване на лични телефони: приложението за екипа може да се използва на лично устройство само въз основа на отделно писмено споразумение. Приложението няма достъп до контакти, календар, местоположение или фотогалерия. Камерата и микрофонът се използват само когато самите вие в момента стартирате запис, снимка или видеоконсултация. На устройството остават само сесията за вход и временно запазените файлове, които сами сте отворили.

Без контрол на резултатите и поведението: отчетените времена и дневници не се анализират за оценка на резултати или поведение. Анализ се извършва единствено за отчитане на работното време, за изпълнение на законови задължения и в обосновани отделни случаи за изясняване на инцидент със сигурността.

Кандидатури: данните, подадени чрез нашия формуляр за кандидатстване (име, данни за контакт, мотивационно писмо, приложения), се обработват единствено за решението за подбор. Правно основание: § 26, ал. 1, изр. 1 BDSG. След приключване на процедурата документите се изтриват най-късно след шест месеца, освен ако не сте дали съгласие за по-дълго съхранение.

Срок на съхранение: данните на профила се изтриват или блокират веднага щом трудовото правоотношение приключи и няма задължения за съхранение. Записите за работно време се пазят най-малко две години (§ 16, ал. 2 ArbZG); по-дългите срокове по търговското и данъчното право остават незасегнати. Записите в документацията на пациента подлежат на десетгодишно задължение за съхранение съгласно § 630f, ал. 3 BGB.

Вашите права като служител: важат същите права като за всички субекти на данни — вижте раздел „Вашите права“. Моля, отправяйте запитванията си към посочения по-горе администратор.