Polityka prywatności

Prowadzimy asystenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji o imieniu „Anna", który przyjmuje połączenia od pacjentów i pomaga przy rezerwacji wizyt, ponawianiu recept, prośbach o zwolnienie lekarskie, prośbach o skierowania oraz w prostych sprawach informacyjnych. Na początku każdego połączenia są Państwo wyraźnie informowani, że rozmawiają ze sztuczną inteligencją, i mogą w każdej chwili powiedzieć „człowiek", aby zostać bezpośrednio połączonymi z pracownikiem.

Przetwarzane dane: nagranie głosu (przejściowe, NIE jest zapisywane), tekstowy transkrypt rozmowy (maks. 30 dni), kategoria zgłoszenia oraz w razie potrzeby dane podstawowe (imię, nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia) do identyfikacji pacjenta.

Pseudonimizacja: dane osobowe (imię i nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia, numer telefonu, adres) są zastępowane tokenami przed każdym przesłaniem do usługi AI przetwarzania mowy (Azure OpenAI, West Europe). Tabela mapowania token↔tekst jawny pozostaje wyłącznie na naszych serwerach i jest całkowicie niszczona na końcu rozmowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (nawiązanie i wykonanie umowy o leczenie) oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO (przetwarzanie danych o zdrowiu w celu leczenia). Na początku każdej rozmowy są Państwo wyraźnie informowani, że jest to sztuczna inteligencja, i w każdej chwili mogą Państwo zostać połączeni z pracownikiem.

Okres przechowywania: nagranie głosu 0 sekund (przetwarzane na żywo); transkrypt i dane rozmowy maks. 30 dni; powstałe wizyty/zlecenia w oprogramowaniu praktyki zgodnie z obowiązkiem dokumentacji medycznej (10 lat, § 630f BGB).

Nie dochodzi do decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołującej skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO. Terminy, recepty, zwolnienia lekarskie i skierowania są zawsze weryfikowane i zatwierdzane przez personel praktyki lub lekarza prowadzącego.

Za pośrednictwem naszej strony mogą Państwo samodzielnie zarezerwować wizytę u jednego z naszych lekarzy bez konieczności dzwonienia do praktyki. Transmisja jest szyfrowana (TLS 1.2+).

Przetwarzane dane: imię i nazwisko, data urodzenia, numer telefonu, preferowany termin, opcjonalnie powód wizyty. Dane są zapisywane w naszej wewnętrznej bazie danych praktyki i przypisywane do kalendarza odpowiedniego lekarza.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (zawarcie umowy). Okres przechowywania: zgodnie z obowiązkiem dokumentacji medycznej (10 lat, § 630f BGB) lub do wyraźnej prośby o usunięcie.

Istniejący pacjenci mogą zamówić recepty kontynuacyjne, zwolnienia lekarskie (maks. 3 dni) i skierowania za pośrednictwem naszego formularza online. Każda prośba jest sprawdzana przez lekarza prowadzącego przed wystawieniem dokumentu.

Przetwarzane dane: identyfikacja pacjenta, żądany lek/sprawa, preferencja odbioru lub dostawy. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h) RODO (leczenie medyczne). Okres przechowywania: 10 lat zgodnie z obowiązkiem przechowywania.

W naszej praktyce znajduje się terminal samodzielnej rejestracji („Kiosk"), w którym mogą się Państwo zarejestrować samodzielnie za pomocą elektronicznej karty zdrowia (eGK). Karta jest tylko odczytywana, NIE jest zapisywana.

Przetwarzane dane: dane podstawowe odczytane z eGK (numer ubezpieczenia, imię i nazwisko, data urodzenia, adres, ubezpieczenie zdrowotne), wygenerowany numer kolejki. Opcjonalnie: zdjęcie do identyfikacji przy pierwszym kontakcie (tylko za wyraźną zgodą na ekranie).

Komputer kiosku jest zablokowany wyłącznie do funkcji praktyki (tryb kiosku); inne aplikacje są niedostępne. Przetwarzanie danych odbywa się całkowicie na sprzęcie należącym do praktyki — bez transferu w chmurze. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) i art. 9 ust. 2 lit. h) RODO.

W naszej poczekalni znajduje się ekran, na którym wyświetlane są numery wezwanych pacjentów i odpowiednie pomieszczenia zabiegowe, wraz z komunikatem głosowym.

Przetwarzane dane: wyłącznie zanonimizowane numery biletów i oznaczenia pomieszczeń. W poczekalni NIE są wyświetlane ani wymawiane imiona, daty urodzenia ani diagnozy. Wyjście głosowe działa lokalnie na urządzeniu wyświetlacza (Piper Text-to-Speech); NIE jest zaangażowana żadna usługa w chmurze.

Okres przechowywania: tylko wyświetlanie na żywo, bez utrwalania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (uzasadniony interes w efektywnym zarządzaniu przepływem pacjentów w poczekalni).

Nasi lekarze i asystenci medyczni korzystają z wewnętrznego panelu internetowego do zarządzania danymi pacjentów, wizytami, zamówieniami, fakturami i inwentarzem praktyki. Dostęp jest chroniony hasłem z dwuetapową weryfikacją; każde działanie jest rejestrowane w nienaruszalnym dzienniku audytu.

Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na własnych serwerach praktyki w Niemczech. Przetwarzane dane: kompletne dokumentacje medyczne zgodnie z dokumentacją leczenia. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h) RODO. Okres przechowywania: 10 lat zgodnie z obowiązkiem przechowywania.

Z następującymi zewnętrznymi usługami zawarliśmy umowy o powierzeniu przetwarzania danych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure OpenAI (przetwarzanie mowy dla asystenta telefonicznego AI, region West Europe / UE)
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure Speech Services (synteza mowy, region West Europe / UE)
• Deepgram Ltd. — Przetwarzanie mowy na tekst dla telefonii AI (region UE/Frankfurt)
• Telnyx LLC — Połączenie telefoniczne SIP (region UE/Frankfurt)
• Netlify Inc. — Hosting strony praxiskerim.de (region UE)
• Amazon Web Services EMEA SARL — Dystrybucja aktualizacji oprogramowania dla urządzeń praktyki (S3, region eu-north-1)
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel do pomiaru konwersji reklam na Facebooku/Instagramie (tylko po wyrażeniu zgody; transfer do USA w ramach EU-US Data Privacy Framework)
• Google Ireland Ltd. — śledzenie konwersji Google Ads (tylko po wyrażeniu zgody; transfer do USA w ramach EU-US Data Privacy Framework)

Na żądanie udostępnimy odpowiednie dokumenty DPA do wglądu. Transfery do krajów trzecich odbywają się wyłącznie do regionów z decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub na podstawie standardowych klauzul umownych.

Cała transmisja danych jest szyfrowana (TLS 1.2+, WSS, SRTP dla audio). Serwery należące do praktyki są chronione zaporą ogniową, ograniczeniami dostępu i dwuetapową weryfikacją. Dane pacjentów w bazach danych są szyfrowane w spoczynku (AES-256).

Dane osobowe są systematycznie pseudonimizowane przed przesłaniem do usług AI w chmurze: imiona i nazwiska, daty urodzenia, numery ubezpieczenia i telefonu są zastępowane tokenami. Tabela mapowania pozostaje wyłącznie na naszych serwerach i jest automatycznie usuwana po każdej operacji (koniec rozmowy, koniec sesji).

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (TOM) zgodnie z art. 32 RODO, w tym regularne testy penetracyjne, szkolenia personelu i udokumentowaną ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) dla usług wspieranych przez AI.

Do pomiaru i ulepszania naszej reklamy internetowej stosujemy technologie marketingowe. Są one wykorzystywane wyłącznie na podstawie Państwa wyraźnej zgody i można je w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość.

Meta Pixel i Google Ads: Na naszej stronie internetowej za pomocą Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) oraz śledzenia konwersji Google Ads (Google Ireland Ltd.) mierzymy, czy kliknięcie jednej z naszych reklam doprowadziło do rezerwacji wizyty. Widzimy przy tym wyłącznie zagregowane dane o konwersjach; praktyka nie identyfikuje poszczególnych osób.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Te pliki cookie i skrypty marketingowe są ładowane dopiero po wybraniu „Zaakceptuj wszystkie” w banerze cookie lub aktywowaniu pola marketingowego. Bez Państwa zgody nie odbywa się żadne śledzenie marketingowe.

Odbiorcy / transfer do państwa trzeciego: W przypadku Meta i Google możliwe jest przekazanie danych do USA; dostawcy ci są certyfikowani w ramach EU-US Data Privacy Framework, dodatkowo obowiązują standardowe klauzule umowne. Odwołanie: zgodę można w każdej chwili odwołać poprzez link „Ustawienia cookie” w stopce. Zgoda jest ważna 6 miesięcy, po czym pytamy ponownie.

E-maile marketingowe (dobrowolnie): Podczas rezerwacji wizyty online oraz na kiosku w praktyce mogą Państwo dobrowolnie wyrazić zgodę na otrzymywanie e-mailem informacji o ofertach zdrowotnych i promocjach praktyki. Ta zgoda nie jest warunkiem rezerwacji wizyty ani leczenia.

Przetwarzane dane: adres e-mail i imię i nazwisko. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); jej udzielenie jest dokumentowane ze znacznikiem czasu. Bez zgody nie wysyłamy Państwu żadnych e-maili reklamowych.

Odwołanie: mogą Państwo w każdej chwili nieformalnie sprzeciwić się reklamowemu wykorzystaniu swojego adresu e-mail (np. poprzez informację o rezygnacji w każdym e-mailu lub wiadomość na adres info@praxiskerim.de) — bez żadnych niekorzystnych konsekwencji. Po odwołaniu nie wykorzystujemy już Państwa danych do celów reklamowych.

Nasi lekarze i asystentki medyczne pracują z panelem praktyki na komputerze oraz z aplikacją „Praxis Team” na telefonie. Przetwarzamy przy tym również dane osobowe naszych pracowników. Ta sekcja jest skierowana do nich.

Konto i dane podstawowe: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, rola (lekarz lub asystentka medyczna), przyznane uprawnienia, opcjonalne zdjęcie profilowe oraz czas ostatniego logowania. Podstawa prawna: § 26 ust. 1 zd. 1 BDSG w związku z art. 88 RODO — przetwarzanie jest niezbędne do realizacji stosunku pracy.

Ewidencja czasu pracy: przyjście i wyjście są rejestrowane przez zeskanowanie kodu QR w kiosku praktyki i potwierdzane kluczem zapisanym w telefonie. Rejestrowane są czas, rodzaj wpisu oraz konto dokonujące wpisu. Dla pracowników bez własnego dostępu czasy mogą być księgowane automatycznie według zapisanego planu tygodniowego; takie wpisy są oznaczone jako automatyczne. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z § 16 ust. 2 ArbZG oraz obowiązkiem ewidencji czasu pracy (Federalny Sąd Pracy, postanowienie z 13.09.2022 – 1 ABR 22/21).

Nieobecności: zgłoszenia urlopu i nieobecności z okresem oraz, jeśli podano, powodem.

Dzienniki logowania i bezpieczeństwa: udane logowania, nieudane próby logowania oraz konfiguracja i użycie uwierzytelniania dwuskładnikowego. Dzienniki te służą wyłącznie ochronie danych pacjentów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 32 RODO. Nieudane próby logowania są automatycznie usuwane po 90 dniach.

Przypisanie do leczenia: w dokumentacji pacjenta odnotowuje się, kto wezwał, leczył lub dokonał wpisu dla pacjenta — na przykład przy szczepieniach, badaniach profilaktycznych i wiadomościach z portalu pacjenta. Przypisanie to jest częścią obowiązku dokumentacji medycznej. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z § 630f BGB.

Wiadomości zespołu: czat wewnętrzny zapisuje nadawcę, odbiorcę, czas i treść. Wiadomości są automatycznie usuwane po siedmiu dniach.

Powiadomienia i urządzenia: na potrzeby powiadomień push zapisujemy identyfikator urządzenia i platformę (iOS lub Android). Urządzenia bez kontaktu przez rok są automatycznie usuwane. Same powiadomienia nigdy nie zawierają treści: na ekranie blokady nie pojawia się ani nazwisko pacjenta, ani tekst.

Korzystanie na prywatnych telefonach: aplikacja dla zespołu może być używana na urządzeniu prywatnym wyłącznie na podstawie odrębnego pisemnego porozumienia. Aplikacja nie sięga do kontaktów, kalendarza, lokalizacji ani galerii zdjęć. Kamera i mikrofon są używane tylko wtedy, gdy sami w danym momencie rozpoczynacie nagranie, zdjęcie lub wideokonsultację. Na urządzeniu pozostają wyłącznie sesja logowania oraz pliki tymczasowe, które sami otworzyliście.

Brak kontroli wydajności i zachowania: zarejestrowane czasy i dzienniki nie są analizowane w celu oceny wydajności ani zachowania. Analiza następuje wyłącznie w celu rozliczenia czasu pracy, wypełnienia obowiązków ustawowych oraz w uzasadnionych pojedynczych przypadkach dla wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

Aplikacje o pracę: dane przesłane przez nasz formularz rekrutacyjny (imię i nazwisko, dane kontaktowe, list motywacyjny, załączniki) przetwarzamy wyłącznie na potrzeby decyzji rekrutacyjnej. Podstawa prawna: § 26 ust. 1 zd. 1 BDSG. Po zakończeniu postępowania dokumenty są usuwane najpóźniej po sześciu miesiącach, o ile nie wyrazili Państwo zgody na dłuższe przechowywanie.

Okres przechowywania: dane konta są usuwane lub blokowane, gdy tylko stosunek pracy ustanie i nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki przechowywania. Zapisy czasu pracy przechowujemy co najmniej dwa lata (§ 16 ust. 2 ArbZG); dłuższe terminy handlowe i podatkowe pozostają nienaruszone. Wpisy w dokumentacji pacjenta podlegają dziesięcioletniemu obowiązkowi przechowywania zgodnie z § 630f ust. 3 BGB.

Państwa prawa jako pracowników: obowiązują te same prawa co dla wszystkich osób, których dane dotyczą — patrz sekcja „Państwa prawa”. Zapytania prosimy kierować do wskazanego powyżej administratora.